Cách nhân viên Anthropic dùng Claude Code tự động hóa báo cáo bán hàng cá nhân hóa

Một trong những thách thức lớn nhất mà tôi từng đối mặt với tư cách là một marketer là việc cập nhật cho đội ngũ kinh doanh mọi thông tin đang diễn ra tại thực địa. Hầu hết các marketer đều quá quen thuộc với những cuộc trò chuyện ở hành lang, nơi một nhân viên kinh doanh nói: “Ồ, tôi chưa bao giờ nghe nói về sự kiện đó” (hoặc tài liệu whitepaper mới đó, buổi hội thảo trực tuyến đó) và bạn nhận ra mình đã bỏ lỡ cơ hội chia sẻ những công việc mới nhất với đội ngũ kinh doanh, và từ đó là với cả khách hàng của bạn.

Giải pháp ban đầu của tôi là điều mà nhiều marketer sẽ thấy quen thuộc: cuộc họp đứng 15 phút vào sáng thứ Hai với đội ngũ kinh doanh. Tôi dành các buổi tối Chủ nhật để tổng hợp các cập nhật từ khắp doanh nghiệp, biến chúng thành các slide thuyết trình, sau đó trình bày thông tin trực tiếp trong cuộc họp và chia sẻ bộ slide đó trên Slack. Xong việc, đúng không? Không hẳn vậy: với quyền truy cập vào Claude, mọi thứ bắt đầu trở nên quá thủ công. Khi đội ngũ của chúng tôi phát triển và tôi bắt đầu hỗ trợ nhiều nhóm kinh doanh hơn, thói quen làm slide của tôi không còn theo kịp nữa. Các bản cập nhật cũng trở nên kém hữu ích hơn vì tôi không còn thời gian để chọn lọc những cơ hội phù hợp cho từng nhóm.

Tôi muốn Claude thực hiện công việc đó và tạo ra một “sản phẩm” tốt hơn cho từng nhân viên kinh doanh: một bản tin tóm tắt hàng tuần được cá nhân hóa theo tài khoản của họ và khớp với mọi hoạt động chúng tôi đang triển khai trong bộ phận marketing.

Rất may, chúng tôi đã tổ chức một buổi marketing hackathon: dành thời gian chuyên biệt để xây dựng lại các quy trình và luồng công việc có thể lặp lại với Claude Code. Tôi đã họp cùng nhóm của mình và chúng tôi dành một giờ cho vấn đề này, điều đó đã tạo ra sự khác biệt hoàn toàn. Những cơ hội học hỏi không chính thức, thường do đồng nghiệp dẫn dắt như hackathon cho phép thử nghiệm và khám phá những điều mà bình thường bạn sẽ không có thời gian thực hiện trong công việc hàng ngày, và nhóm của chúng tôi cũng không ngoại lệ.

Bạn không cần phải biết lập trình, bạn cần biết cách giải thích

Một trong những câu hỏi lớn nhất mà tôi nhận được từ các đồng nghiệp làm marketing là: “Làm thế nào để tôi bắt đầu với AI?”. Cách tiếp cận của tôi, đặc biệt là với Claude Code, là mở đầu bằng một câu lệnh (prompt) giải thích với Claude rằng mặc dù tôi không chuyên về kỹ thuật, nhưng tôi đang gặp thách thức cụ thể này, và Claude nên coi tôi như một quản lý sản phẩm (product manager) người hiểu rõ vấn đề kinh doanh, sau đó làm việc với tôi từng bước một. Tôi thường suy nghĩ thành lời, vì vậy tôi hay tự ghi âm lại lúc giải thích vấn đề và đưa bản ghi đó cho Claude; bằng cách đó, Claude có được toàn bộ bối cảnh kinh doanh.

Trong trường hợp bản tin tóm tắt hàng tuần dành cho AE (Account Executive) của nhóm chúng tôi, tôi bắt đầu bằng việc vạch ra mục tiêu cho Claude: một tin nhắn Slack hàng tuần gửi đến từng nhân viên kinh doanh về những gì đang diễn ra trong bộ phận marketing và cách nó sẽ giúp ích cho khách hàng của họ. Sau đó, tôi viết một bản cập nhật hàng tuần giả định để làm mẫu cho Claude. Tôi biết các nhân viên kinh doanh thường chú trọng vào hành động, nên tôi bắt đầu với danh sách “ba việc hàng đầu trong tuần”, bao gồm ba mục hành động, chẳng hạn như các sự kiện sắp tới hoặc nội dung mới nhất mà họ có thể chia sẻ với khách hàng. Tôi cũng viết một mẫu riêng cho phần tổng hợp của quản lý, vì các quản lý thường muốn có cái nhìn tổng thể về đội ngũ của họ thay vì chỉ xem từng tài khoản cá nhân.

Tiếp theo, tôi kết nối Claude với BigQuery thông qua MCP; BigQuery là nguồn dữ liệu tin cậy duy nhất (source of truth) của nhóm marketing chúng tôi, cung cấp thông tin chi tiết từ HubSpot, Clay và Salesforce. Tôi muốn bắt đầu đơn giản, nên tôi khởi đầu với nguồn dữ liệu duy nhất về các sự kiện và hội thảo trực tuyến. Để cá nhân hóa từng bản cập nhật, tôi yêu cầu Claude lấy thông tin khu vực phụ trách của nhân viên kinh doanh từ CRM và bất kỳ cập nhật tài khoản liên quan nào được trao đổi trên Slack. Bằng cách đó, Claude có thể phân tích và kết hợp cả hai để tạo ra một bản cập nhật hàng tuần được cá nhân hóa.

Theo thời gian, tôi đã làm việc với các nhóm khác trong bộ phận marketing để làm phong phú thêm dữ liệu, vì vậy bản tin hiện đã bao gồm các nội dung mới như bài viết blog, sách điện tử (ebook), câu chuyện khách hàng, hội thảo trực tuyến và thậm chí cả các sự kiện từ hệ sinh thái đối tác của chúng tôi.

Phản hồi của người dùng mới chính là kỹ thuật prompt thực thụ

Để triển khai việc này ra thực địa, tôi bắt đầu với một nhóm kinh doanh đồng ý làm nhóm thử nghiệm. Việc gửi cho một nhóm 10 người giúp tôi bớt lo lắng hơn nếu có lỗi xảy ra, và nhóm này cũng cam kết cung cấp phản hồi. Sau lần gửi đầu tiên, tôi đã thực hiện một vài tinh chỉnh.

Một số vấn đề chỉ là lỗi kỹ thuật. Ví dụ, khi một sự kiện không có URL trong bảng nguồn, Claude đã tự tạo ra một URL trông có vẻ hợp lý nhưng lại dẫn đến hư vô. Chúng tôi ngay lập tức đưa nó vào prompt như một quy tắc cứng: không bao giờ được tự ý tạo URL. Một liên kết giờ đây chỉ hiển thị nếu địa chỉ đó khớp từng ký tự với bảng nguồn. Một phiên bản sau đó đã loại bỏ hoàn toàn các sự kiện không có liên kết khỏi bản tin, vì chúng tôi nhận ra rằng những sự kiện mà nhân viên kinh doanh không thể đăng ký cho bất kỳ ai thì chỉ là thông tin nhiễu.

Đến cuối tuần đầu tiên, câu lệnh đã chứa chín quy tắc nội dung, mỗi quy tắc đều bắt nguồn từ một phản hồi của nhân viên kinh doanh hoặc quản lý. Một nhân viên kinh doanh lưu ý rằng một Phó chủ tịch kỹ thuật được đề xuất tham gia một buổi workshop dành cho nhân viên tri thức, vì vậy các chức danh liên hệ hiện được kiểm tra đối chiếu với đối tượng mục tiêu của sự kiện, và những trường hợp không khớp sẽ bị loại bỏ mà không cần giải thích. Một bộ lọc ngành giúp loại bỏ các tài khoản bán lẻ khỏi danh sách mời ăn tối ngành tài chính, và những nhân viên kinh doanh mới chưa có tài khoản sẽ nhận được một lời chào ngắn thay vì một tin nhắn trống.

Các vấn đề khác là về dữ liệu. Bất kỳ ai làm marketing đều biết việc duy trì một nguồn dữ liệu tin cậy duy nhất khó khăn như thế nào. Ví dụ, bảng sự kiện thực địa đã bị thay đổi thứ tự cột ba lần trong sáu tuần. Để đối phó với điều đó, chúng tôi đã thay đổi câu lệnh để mỗi lần chạy, hệ thống sẽ đọc hàng tiêu đề của bảng và xác minh sơ đồ cột trước khi soạn thảo bất cứ điều gì. Thay vì lập trình cứng “hãy nhìn vào Cột C”, hướng dẫn hiện tại là kiểu như: “Hãy nhìn vào cột có chứa URL sự kiện”.

Triển khai bản tin tóm tắt trên toàn doanh nghiệp

Sau những lần chạy thử nghiệm ban đầu, tôi đã mở rộng bản tin tóm tắt cho mọi nhóm mà tôi hỗ trợ, và bộ phận marketing thực địa hiện đang vận hành nó cho toàn bộ đội ngũ kinh doanh. Mỗi sáng thứ Hai, các Account Executive trên nhiều phân khúc kinh doanh của Anthropic mở Slack để nhận tin nhắn trực tiếp liệt kê ba hành động ưu tiên trong tuần, các sự kiện thực địa cho tài khoản của họ, những liên hệ đã đăng ký tham gia hội thảo trực tuyến sắp tới, nội dung marketing liên quan để chia sẻ và các gợi ý theo dõi khác.

Mỗi tin nhắn được soạn thảo dựa trên danh sách tài khoản của chính người nhận, vì vậy không có hai tin nhắn nào giống nhau. Bản tin tóm tắt đang phát huy hiệu quả; gần đây chúng tôi đã tăng gấp đôi số lượng đăng ký cho một bữa tối dành cho lãnh đạo chỉ trong một tuần, đơn giản vì các nhân viên kinh doanh phù hợp đã có sẵn sự kiện phù hợp trước mắt vào sáng thứ Hai.

Khi các đại diện phát triển kinh doanh (BDR) của Anthropic muốn có phiên bản bản tin riêng, chúng tôi đã sao chép câu lệnh cho họ với một thay đổi ở một trường dữ liệu, vì BDR liên kết với các tài khoản thông qua mối quan hệ khác trong CRM so với các Account Executive. Cấu trúc câu lệnh và các quy tắc nội dung được giữ nguyên, và các BDR đã có thể sử dụng ngay trong vòng hai ngày. Kể từ đó, tôi đã thực hiện điều tương tự cho các nhóm thành công khách hàng (customer success) và nhóm đối tác (alliance), đồng thời tôi cũng cung cấp bản tổng quan về tất cả các hoạt động marketing cho các đối tác liên chức năng khác bên ngoài bộ phận kinh doanh.

Cho dù doanh nghiệp vận động nhanh đến đâu, tôi và nhóm của mình, với sự trợ giúp của Claude, đảm bảo rằng các nhân viên kinh doanh bắt đầu ngày thứ Hai của họ khi biết chính xác những gì đang diễn ra trong tuần đó và những tài khoản cũng như sự kiện nào cần ưu tiên. Bản tin gửi đi mỗi thứ Hai đều được lưu trữ đầy đủ, vì vậy tôi có thể truy xuất chính xác những gì bất kỳ nhân viên kinh doanh nào đã nhận được vào bất kỳ ngày nào, và các quản lý có thể thấy các đề xuất cho toàn bộ nhóm của họ trong một bản tổng hợp duy nhất. Tôi vẫn đọc những gì được gửi đi, mặc dù hệ thống không còn chờ đợi sự phê duyệt của tôi nữa. Khi tôi đi nghỉ vài tuần trước, bản tin sáng thứ Hai vẫn được gửi đi tự động mà không gặp bất kỳ trục trặc nào.

Các phương pháp tốt nhất để bắt đầu với Claude

Dưới đây, tôi chia sẻ các mẹo và thủ thuật lấy cảm hứng từ kinh nghiệm làm việc của chính tôi với Claude Code:

Claude đã tự động hóa một quy trình thủ công vốn tiêu tốn của tôi hàng giờ mỗi Chủ nhật, nhưng với dự án này, nhóm của tôi và tôi đã đạt được điều gì đó tốt hơn nhiều so với thời gian: kết quả đầu ra của chúng tôi giờ đây mang tính cá nhân hơn, hữu ích hơn và có thể đo lường được. Quy trình marketing nào bạn có thể cải thiện với Claude?

Hãy bắt đầu với Claude Code ngay hôm nay.