Bài học từ Anthropic: Cách 1.000 chủ doanh nghiệp nhỏ ứng dụng AI vào thực tế

Hầu hết các công cụ và chương trình đào tạo AI đều được xây dựng cho các tập đoàn lớn và các công ty khởi nghiệp được quỹ đầu tư mạo hiểm hậu thuẫn. Các doanh nghiệp nhỏ đóng góp 44% GDP của Hoa Kỳ và sử dụng gần một nửa lực lượng lao động trong khu vực tư nhân, thế nhưng họ phần lớn vẫn phải tự xoay xở. Là một tập đoàn vì lợi ích công cộng (public benefit corporation), một phần công việc của chúng tôi là tạo ra sự bình đẳng cho AI, và trong trường hợp này, điều đó có nghĩa là chúng tôi phải góp sức giúp các công nghệ AI tiên phong tiếp cận được các doanh nghiệp nhỏ và các nhà khởi nghiệp cùng thời điểm với các công ty trong danh sách Fortune 500.

Vì vậy, vào tháng 5, chúng tôi đã ra mắt Claude for Small Business: một plugin Claude Cowork, được xây dựng cùng với QuickBooks, PayPal, HubSpot, Canva, DocuSign và nhiều công cụ phổ biến khác dành cho doanh nghiệp nhỏ. Plugin này kết nối Claude với các công cụ mà chủ doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hàng ngày, giúp xử lý các công việc văn phòng vốn thường chiếm mất thời gian buổi tối của họ. Chúng tôi cũng đã phát hành khóa học AI Fluency for Small Businesses mới, được tạo ra cùng với PayPal, tập trung vào các quy trình làm việc, công cụ và những nhu cầu rộng hơn của các chủ doanh nghiệp nhỏ.

Trong sáu tuần tiếp theo, đội ngũ của chúng tôi và đối tác xây dựng Tenex đã tổ chức các buổi hội thảo miễn phí kéo dài nửa ngày tại Chicago, Tulsa, Dallas, Hamilton Township ở New Jersey, Baton Rouge, Birmingham, Salt Lake City, Baltimore, San Jose và Indianapolis. Mỗi điểm dừng đều kết hợp giữa đào tạo về sự thông thạo AI (AI fluency) với một phiên thực hành Claude Cowork, nơi khoảng 100 chủ doanh nghiệp mở máy tính xách tay và tự động hóa một công việc thực tế trong doanh nghiệp của họ. Hơn 1.000 chủ sở hữu và người điều hành doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đã tham gia, và tôi rất may mắn khi được lắng nghe câu chuyện của họ.

Họ chia sẻ sự hào hứng, những thất vọng và hy vọng khi đưa AI vào công việc, từ việc giúp tự động hóa bảng lương đến loại bỏ các tác vụ thủ công tẻ nhạt khiến họ xao nhãng khỏi những phần thú vị nhất trong công việc của mình. Hầu hết mọi người đến để học một phương pháp tiếp cận mới về sự thông thạo AI và nắm bắt một quy trình làm việc AI hữu hình, và nhiều người đã ra về cùng với một cộng đồng đồng nghiệp để cùng học hỏi và thử nghiệm công nghệ mới đầy mạnh mẽ này.

Dưới đây là những gì họ đã dạy chúng tôi và hướng đi tiếp theo của chương trình.

Bài học 1: AI tạo ra sự bình đẳng cho các doanh nhân không chuyên về kỹ thuật và nhân viên của họ

Những người tham gia quan trọng không kém gì số lượng người tham dự. Tám mươi phần trăm người đăng ký điều hành các công ty có từ 5 đến 50 nhân viên, và các ngành nghề tập trung vào nền kinh tế vật lý: xây dựng, sản xuất, logistics, thương mại và các công ty dịch vụ chuyên nghiệp phục vụ các ngành này. Một người cha đã xây dựng công ty vệ sinh thương mại 100 người dựa trên lịch trình giấy đã đến cùng cô con gái đang tiếp quản công ty để cùng nhau tự động hóa việc lập lịch trình. Tony Severino, một nhà thầu sơn ở khu vực Chicago đã điều hành công ty riêng từ năm 1984, giờ đây đã để Claude đọc các bản thiết kế PDF theo từng tầng để giúp ông chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Tại một đơn vị tích hợp hệ thống công nghiệp bên ngoài Dallas, các kỹ thuật viên hiện trường chụp ảnh một bộ phận không có nhãn mác trên sàn nhà xưởng và Claude xác định nó trong vài giây, một quy trình thủ công trước đây thường mất hàng giờ.

Mô hình khiến tôi ngạc nhiên nhất là việc có bao nhiêu chủ sở hữu và người điều hành không có nền tảng phần mềm đang sử dụng AI để xây dựng các công cụ sáng tạo cụ thể cho những khó khăn của họ.

Ví dụ, Mike Teso, chủ sở hữu của Liberty Trailers, một nhà sản xuất rơ-moóc với ba nhà máy ở Indiana, đã xây dựng một công cụ đối soát cho một nhà máy mới mua lại trong khoảng 15 phút; giám đốc CNTT của ông, người đã dành nhiều năm nói rằng mình không cần AI, đã thay thế lịch trình sản xuất trên giấy bằng các bảng điều khiển trực tiếp chỉ trong vài ngày thay vì vài tháng.

Đặc biệt, các chủ doanh nghiệp nhỏ đã khởi nghiệp trước bình minh của AI lại rất háo hức sử dụng nó. Họ coi AI là một công cụ có giá trị để tiết kiệm thời gian và nguồn lực, bằng cả việc thực hiện các công việc kỹ thuật, vận hành lẫn hỗ trợ ủy quyền công việc. Nhiều người coi AI là một lợi thế giúp họ có được những kỹ năng mà trước đây họ không thể tiếp cận.

Bài học 2: Các chủ doanh nghiệp đang sử dụng AI để quản lý công việc quan trọng, nhưng lo ngại về độ chính xác

Khi chúng tôi hỏi những người đăng ký rằng họ muốn AI làm gì, họ mô tả một số công việc vận hành quan trọng nhất: lấy số liệu từ ba hệ thống vào báo cáo thứ Hai, hoặc biến cuộc gọi khám phá (discovery call) chiều nay thành một đề xuất kinh doanh mới. Khoảng hai phần ba các yêu cầu này liên quan đến việc vận hành doanh nghiệp và một phần ba liên quan đến việc phát triển doanh nghiệp, và báo cáo là trường hợp sử dụng phổ biến nhất, ngoài các công việc tiếp thị.

AI đóng vai trò như một bộ cân bằng cho các doanh nghiệp khi nguồn lực eo hẹp. Một cửa hàng tuân thủ vận tải năm người ở Tennessee đã mất 60% khách hàng trong thời kỳ suy thoái thị trường, sau đó nhận được thông báo 30 ngày từ nhà cung cấp phần mềm cốt lõi của họ. Nhóm đã tự xây dựng lại hệ thống với Claude, giảm tỷ lệ sai sót trong việc khai báo thuế nhiên liệu từ 7% xuống bằng 0, và hiện đã sẵn sàng xử lý khối lượng công việc gấp đôi mức cao điểm cũ với cùng năm người đó.

Tuy nhiên, ẩn sau sự hào hứng này là một nỗi lo ngại chung: điều gì đó quan trọng có thể bị bỏ sót. Làm việc với AI là một cách vận hành mới, và các chủ doanh nghiệp thường xuyên nói về trải nghiệm học cách xác thực kết quả của AI thay vì tin tưởng hoàn toàn vào chúng.

Điều gây ấn tượng nhất với các chủ doanh nghiệp là việc coi Claude như một nhân viên mới lúc ban đầu — xây dựng niềm tin và sự tự tin vào khả năng của nó theo thời gian. Chúng tôi đưa ra hướng dẫn chiến thuật về cách xây dựng khả năng phân biệt trong các kết quả đầu ra, cả trong khóa học AI Fluency và trong chính các buổi hội thảo.

Kết quả là, Rick Smith, chủ sở hữu của Broadcast Blinds, hiện yêu cầu Claude gắn cờ khi nó đang đưa ra giả định thay vì biết chắc chắn, và Severino từng bắt gặp Claude sử dụng hệ số nhân diện tích sàn thay vì số đo tường thực tế trong một hồ sơ dự thầu sớm, và giờ đây ông yêu cầu Claude phải “cho tôi thấy cách bạn làm”.

Khi mô hình có thêm ngữ cảnh về quy trình làm việc hàng ngày và nhu cầu tổ chức của họ, nhiều công việc hơn có thể được ủy quyền để xử lý một cách tự động.

Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về các khái niệm này trong khóa học AI Fluency for Small Businesses của chúng tôi.

Bài học 3: Dữ liệu và quản trị đứng đầu danh sách các mối quan tâm

Trong khảo sát trước khi ra mắt với 503 người ra quyết định tại các doanh nghiệp nhỏ, bảo mật dữ liệu là rào cản được nhắc đến nhiều nhất đối với việc áp dụng AI. Tại mỗi điểm dừng của chuyến lưu diễn, các câu hỏi về quyền riêng tư, bảo mật và quản trị dữ liệu là những câu hỏi đầu tiên được đặt ra: Dữ liệu của tôi có được sử dụng để huấn luyện mô hình của các bạn không? Nếu tôi kết nối QuickBooks, Claude có thể thấy chính xác những gì? Nếu một tác nhân (agent) duyệt web cho tôi, một trang web độc hại có thể chiếm quyền điều khiển nó không?

Các chủ doanh nghiệp nghe những thông tin trái chiều từ các nhà cung cấp, tư vấn viên và các tiêu đề báo chí, và họ muốn một nguồn thông tin đáng tin cậy bằng ngôn ngữ đơn giản. Sự nhầm lẫn này phải trả giá: trong dữ liệu sản phẩm của chúng tôi, những chủ sở hữu cảm thấy đủ tự tin để kết nối các công cụ của họ nhận được nhiều giá trị hơn hẳn, và khi có sự nghi ngờ, việc áp dụng sẽ bị đình trệ.

Những chủ doanh nghiệp đi xa nhất trong hành trình áp dụng AI đã tự trả lời câu hỏi về niềm tin bằng cách chủ động giữ con người ở vị trí kiểm soát. Tại KBSO Consulting, một công ty kỹ thuật 40 người do phụ nữ lãnh đạo ở Indianapolis, các nhân viên mới được thiết kế để xem xét mọi bản tóm tắt do Claude tạo ra như một phần của quá trình đào tạo tại chỗ. Một công ty xây dựng thương hiệu do hai vợ chồng điều hành ở New Jersey đã tự động hóa toàn bộ quy trình từ đề xuất đến hợp đồng nhưng vẫn giữ bước con người "gửi" trên mọi email tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Và HireEffect, một công ty văn phòng hỗ trợ 20 người ở Dallas chuyên xử lý dữ liệu bảng lương của khách hàng, đã xây dựng tính năng xóa thông tin nhận dạng cá nhân (PII) và một danh mục đăng ký mọi quy trình làm việc của Claude trước khi triển khai cho nhân viên.

Rõ ràng là chúng tôi cần làm nhiều hơn nữa để giáo dục về niềm tin và bảo mật.

Bạn có quyền kiểm soát việc liệu các cuộc trò chuyện của mình có được sử dụng để cải thiện Claude hay không, và trên các gói Team và Enterprise, chúng tôi không mặc định huấn luyện trên các dữ liệu đó. Các quyền hiện có của bạn vẫn được giữ nguyên (nếu một nhân viên không thể thấy dữ liệu đó trong QuickBooks hôm nay, họ cũng không thể thấy nó thông qua Claude), và chúng tôi xây dựng các biện pháp bảo mật và an toàn mạnh mẽ vào sản phẩm và mô hình của mình. Bạn có thể tìm thêm thông tin tại đây và tại đây.

Bài học 4: Xây dựng các tác nhân (agents) có thể gây e ngại – cho đến khi bạn bắt đầu quy trình làm việc đầu tiên

Chuyến lưu diễn đã mở mắt cho tôi về một rào cản khác đối với việc áp dụng AI: sự thông thạo AI, hay nói cách khác, khả năng hiểu và sử dụng AI tốt. Trước khi ra mắt, 81% chủ doanh nghiệp nhỏ mà chúng tôi khảo sát cho biết họ cởi mở với các công cụ AI mới, và nỗi đau lớn nhất của họ là nhân viên không chắc chắn cách sử dụng hoặc khi nào nên sử dụng chúng.

Chuyến lưu diễn đã xác nhận điều đó: nhiều người tham dự đã sử dụng trò chuyện Claude hàng ngày nhưng chưa thử qua Cowork, các kỹ năng (skills) hoặc các trình kết nối (connectors). Quentin Durr, người đã rời bỏ sự nghiệp ngân hàng 18 năm để toàn tâm toàn ý cho công ty hệ thống tăng trưởng mà ông đồng sáng lập, đã nói thẳng với chúng tôi: “Tôi đã sử dụng các mô hình AI trong nhiều năm, nhưng phải đến khi các kỹ năng và trình kết nối xuất hiện, tôi mới tìm thấy các trường hợp sử dụng thực tế trong công việc của mình.” Những người khác cho biết các tính năng mới ra mắt nhanh hơn mức họ có thể theo dõi, và bất kỳ tài liệu đào tạo nào họ viết cho nhóm của mình đều trở nên lỗi thời gần như ngay lập tức.

Điều giúp thu hẹp khoảng cách là thời gian thực hành trên bàn phím với một người ở gần để hỗ trợ; cụ thể là, một khi chủ doanh nghiệp nhỏ xây dựng được quy trình làm việc đầu tiên, họ cảm thấy được trao quyền để tiếp tục xây dựng và từ đó triển khai các tác nhân sản xuất. Trong 635 khảo sát sau sự kiện, điểm nổi bật được nhắc đến nhiều nhất là phiên xây dựng có hướng dẫn, và yêu cầu phổ biến nhất là cần thêm nhiều phiên như vậy. Gần hai phần ba người tham dự yêu cầu được hỗ trợ thực hành triển khai AI sau hội thảo.

Đối với nhiều người, bắt đầu với Claude Cowork là phần khó nhất; đó là một cách làm việc mới kết hợp AI và các Tác nhân vào các công cụ kinh doanh nhỏ phổ biến, như Microsoft 365, PayPal, Intuit Quickbooks, v.v., và giống như việc làm quen với bất kỳ công cụ mới nào, thường có một lộ trình học tập khó khăn. Tuy nhiên, một khi họ thực sự thiết lập Claude Cowork và triển khai quy trình làm việc đầu tiên (ví dụ: xây dựng một trợ lý ảo hoặc tự động hóa bảng lương), tác động mang lại gần như tức thì.

Tại điểm dừng cuối cùng, CEO của một nhà sản xuất 30 người nói với tôi: "Bạn đã có thể giúp tôi làm những việc mà tôi từng sợ phải làm" với AI. Đối với hầu hết mọi người, chỉ cần vài giờ thực hành có hướng dẫn là đủ để nắm bắt cách đưa việc áp dụng AI vượt ra ngoài việc sử dụng chatbot và thực sự thực hiện các tác vụ nhiều bước.

Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi khuyên bạn nên cài đặt Claude for Small Business (có sẵn trên mọi gói!) và yêu cầu Claude “giúp tôi làm quen với plugin dành cho doanh nghiệp nhỏ.”

Bài học 5: Các chủ doanh nghiệp nhỏ muốn học hỏi từ đồng nghiệp của họ

Mỗi căn phòng trong chuyến lưu diễn này đều được lấp đầy bởi một đối tác địa phương. Các phòng thương mại, trung tâm AI khu vực và các tổ chức phát triển kinh tế đã mời các thành viên của họ tham gia.

Sau phiên xây dựng, điểm nổi bật được nhắc đến nhiều nhất trong các khảo sát sau sự kiện là việc được nghe cách các chủ sở hữu khác đã giải quyết cùng một vấn đề, và người tham dự yêu cầu một kho lưu trữ chung các trường hợp sử dụng của đồng nghiệp thường xuyên hơn bất kỳ tính năng sản phẩm nào. Các chủ sở hữu đã nhóm lại theo ngành, trao đổi số điện thoại và yêu cầu danh sách người tham dự để họ có thể tiếp tục so sánh và học hỏi lẫn nhau.

Khoảng một trong năm người tham dự đã là tư vấn viên hoặc nhà giáo dục đang giảng dạy cho các doanh nghiệp nhỏ khác, và một số chủ sở hữu đã trở thành người như vậy kể từ đó. Ví dụ, Pat Miller điều hành Small Business Owners Community, một nhóm dành cho những người khởi nghiệp đơn lẻ trên toàn quốc và một podcast hàng ngày mà ông nói rằng không thể tồn tại nếu không có Claude Cowork xử lý khâu sản xuất; giờ đây ông dạy cách sử dụng Claude cho các nhà sáng lập đơn lẻ khác.

Sau hội thảo tại Birmingham của chúng tôi, Carrie Rollwagen, Phó chủ tịch cấp cao tại công ty web 35 người Infomedia, đã xây dựng một khóa đào tạo Claude nội bộ kéo dài hai giờ, đã tổ chức bốn lần và giúp nhân viên chuyển từ công việc hành chính sang các vai trò sáng tạo mà không cần cắt giảm nhân sự.

Người thầy hiệu quả nhất đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ chính là một chủ doanh nghiệp nhỏ khác đang sử dụng AI để giải quyết những thách thức tương tự.

Tiếp theo là gì

Claude SMB Tour vừa mang tính truyền cảm hứng vừa mở mang tầm mắt; các chủ doanh nghiệp rất hào hứng và được trao quyền bởi AI, đồng thời họ vẫn thiếu các nguồn lực và cộng đồng cần thiết để áp dụng nó trên quy mô lớn. Chúng tôi biết có một nhu cầu thực tế và chúng tôi biết mình không thể làm điều đó một mình, vì vậy chúng tôi đã ra mắt Chương trình Claude SMB Trainer, một sáng kiến mới nhằm mang các buổi hội thảo Claude đến với các cộng đồng doanh nghiệp vừa và nhỏ trên khắp Hoa Kỳ.