Đội ngũ Marketing Anthropic tối ưu quy trình với Claude Cowork: Từ vài ngày xuống còn vài giờ

Các đội ngũ vận hành marketing dành một phần đáng kể thời gian để đảm bảo các hệ thống hỗ trợ chương trình marketing luôn đồng bộ với hoạt động kinh doanh. Mặc dù tự động hóa nằm trong phạm vi công việc của họ, nhưng phần lớn công việc thực tế lại không như vậy: các công cụ martech không tích hợp trơn tru với nhau, các báo cáo phải tổng hợp thủ công, và các trang đích (landing page) phải tạo mới từng cái một.

Ian Chan, thuộc đội ngũ vận hành marketing tại Anthropic, từng mất từ một đến hai ngày mỗi tuần để tổng hợp báo cáo đánh giá chỉ số marketing hàng tuần. Annabel Custer, người phụ trách vận hành chiến dịch, từng phải thiết lập mỗi sự kiện mới bằng cách nhấp chuột lần lượt qua Salesforce, HubSpot, Swoogo và các công cụ email. Giờ đây, cả hai đã rút ngắn hàng ngày làm việc thủ công xuống còn vài giờ nhờ thiết lập các quy trình làm việc trong Claude Cowork.

Những giờ làm việc được tiết kiệm đã thay đổi bản chất công việc của họ. Ian và Annabel hiện dành ít thời gian hơn cho việc nhấp chuột qua các hệ thống và tập trung nhiều hơn vào việc hỗ trợ, kiểm chứng, cũng như quản lý dữ liệu và quy trình nền tảng mà đội ngũ marketing dựa vào, khi ngày càng có nhiều người trong công ty tự truy xuất số liệu và thúc đẩy các chương trình của riêng họ.

Tạo báo cáo chỉ số marketing hàng tuần

Trong một thế giới lý tưởng, mọi chỉ số trong báo cáo hàng tuần mà Ian chuẩn bị cho đội ngũ marketing và ban lãnh đạo sẽ nằm sẵn trên một bảng điều khiển (dashboard) và công việc của anh chỉ đơn giản là tổng hợp lại thành một bản tường thuật. Trên thực tế, một số chỉ số đã có trên dashboard, trong khi những chỉ số khác vẫn chưa được chuyển từ kho dữ liệu (data warehouse) sang, hoặc chưa được đưa vào kho dữ liệu. Những chỉ số mới có thể chỉ tồn tại trong một tin nhắn Slack hoặc bản ghi cuộc gọi.

Tại Anthropic, tốc độ kinh doanh diễn ra nhanh hơn mức mà một quy trình báo cáo truyền thống có thể theo kịp, và Ian từng mất từ một đến hai ngày mỗi tuần để truy tìm dữ liệu và kiểm chứng nó. Claude Cowork hiện đã xử lý hầu hết công việc tìm kiếm dữ liệu đó.

Một tác vụ được lên lịch chạy vào mỗi tối Chủ nhật, nhắc Claude đọc bản đánh giá của tuần trước và bản ghi cuộc họp mới nhất, kiểm tra Slack để xem đội ngũ kinh doanh đang tập trung vào điều gì, truy vấn kho dữ liệu và để lại một thư mục chứa các con số cùng một vài gợi ý về các lĩnh vực cần tập trung.

Vào sáng thứ Hai, Ian mở Claude Cowork và lấy báo cáo ban đầu, bao gồm các bảng chỉ số và các tiêu đề hoặc lĩnh vực trọng tâm được gợi ý.

Ian xem xét chúng và sau khi xác nhận hoặc quyết định nội dung cần tập trung cho bản tường thuật, anh yêu cầu Claude mở rộng các nội dung đó với các chi tiết và ví dụ hỗ trợ. Có những tuần đội ngũ phản hồi theo ưu tiên của bộ phận kinh doanh, có những tuần lại theo đợt ra mắt sản phẩm. Vào thời điểm chuyển quý, Ian yêu cầu Claude ưu tiên các kế hoạch hàng quý và cung cấp tài liệu đánh giá quý.

Claude tạo slide cho ban lãnh đạo từ cùng một dữ liệu và nội dung tường thuật: điều gì đã thay đổi, tại sao, và các đội ngũ đang làm gì để giải quyết vấn đề đó. Bất kỳ công việc tiếp theo nào cũng sẽ trở thành các tác vụ trên Asana.

Khi các con số không khớp nhau, Claude sẽ gắn cờ cảnh báo thay vì đoán mò. Ví dụ, sau khi đội ngũ kinh doanh tái cơ cấu, báo cáo của bộ phận marketing không còn khớp với họ nữa. Claude đã gắn cờ cảnh báo về sự chênh lệch này và hỏi Ian cách xử lý.

Quy trình này vận hành dựa trên các kết nối với các nền tảng và công cụ marketing mà đội ngũ sử dụng, cùng ba kỹ năng mà Ian đã xây dựng và cập nhật liên tục:

Vào cuối mỗi phiên làm việc hàng tuần, Ian yêu cầu Claude tóm tắt những vấn đề phát sinh cần được cập nhật vào các kỹ năng. Ví dụ như cấu trúc tái cơ cấu kinh doanh mới, các chỉnh sửa anh đã thực hiện, hoặc cách mới mà anh muốn các tiêu đề được trình bày. Trong trường hợp của Ian, toàn bộ quy trình vốn mất tới hai ngày làm việc nay chỉ còn mất khoảng hai giờ.

Giờ đây, một phần đáng kể thời gian của Ian đã chuyển sang việc giúp các nhân viên marketing định hình câu hỏi, tinh chỉnh câu lệnh (prompt) và diễn giải kết quả nhận được khi họ tự truy xuất số liệu từ Claude. Anh cũng có dư thời gian để đi sâu vào lớp dữ liệu, đảm bảo Claude diễn giải các con số, định nghĩa và cấu trúc khu vực giống như cách kho dữ liệu thực hiện.

Sự kiểm chứng của con người đã trở thành một phần không thể thiếu trong cả hai luồng công việc—một sự thay đổi đang tăng tốc khi Claude tự động hóa các tác vụ thủ công nhàm chán vốn chiếm phần lớn thời gian của các chuyên viên phân tích marketing.

Tự động hóa việc xây dựng sự kiện và nhập dữ liệu

Việc thiết lập cơ sở hạ tầng đằng sau các chiến dịch marketing vốn là một trong những quy trình thủ công nhất trong marketing. Mỗi sự kiện, hội thảo trực tuyến hoặc chiến dịch tích hợp đều cần được thiết lập trong CRM, trong nền tảng tự động hóa marketing (nơi chạy các chuỗi email và tự động hóa đằng sau chúng), và trong nền tảng quản lý sự kiện (nơi lưu trữ trang đăng ký và trang đích của sự kiện). Mỗi nền tảng này thường là của một nhà cung cấp khác nhau và việc tích hợp giữa chúng hiếm khi hoàn thiện.

Trước khi có Claude Cowork, Annabel phải tiếp nhận mọi yêu cầu từ một kênh Slack chuyên biệt và thực hiện thủ công từng bước. Thiết lập mới của cô hiện gần như được Claude xử lý hoàn toàn. Mọi thứ bắt đầu bằng một biểu mẫu tiếp nhận, nơi người yêu cầu chỉ định loại hỗ trợ họ cần: xây dựng sự kiện, nhập dữ liệu, đăng ký tham dự hoặc hỗ trợ phê duyệt.

Mỗi giờ một lần, một kỹ năng điều phối sẽ đọc kênh, chọn yêu cầu khẩn cấp nhất, đóng dấu vào phiếu để tránh trùng lặp công việc và chuyển giao cho một trong năm kỹ năng chuyên biệt mà Annabel đã thiết lập để thực hiện công việc cần thiết. Bản thân nó không trực tiếp thiết lập sự kiện; nhiệm vụ của nó là quyết định việc gì cần chạy tiếp theo, và việc tách biệt này giúp Annabel tinh chỉnh từng kỹ năng chuyên biệt mà không làm ảnh hưởng đến quy trình điều phối.

Đối với việc xây dựng sự kiện, loại yêu cầu phức tạp nhất, một kỹ năng xây dựng sự kiện sẽ xử lý toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối: tạo chiến dịch CRM, chiến dịch tự động hóa marketing với các quy trình và danh sách, thiết lập nền tảng sự kiện, soạn thảo email, tạo trang đích và tất cả các tích hợp giữa chúng.

Khi quá trình xây dựng hoàn tất, nó sẽ chuyển giao cho một tác nhân (agent) mới để kiểm tra. Tác nhân kiểm tra này bắt đầu mà không có ngữ cảnh trước đó, gửi một lượt đăng ký thử nghiệm trên trang đích trực tiếp, mở email xác nhận trong Gmail và đánh dấu hoàn thành tác vụ trên Asana nếu mọi thứ trông ổn thỏa. Annabel xem xét từng kết quả trước khi nó được triển khai.

Quy trình này vận hành dựa trên các kết nối với các nền tảng và công cụ marketing mà Annabel làm việc cùng, cộng với một số kỹ năng cô đã xây dựng và cập nhật khi phát hiện các trường hợp ngoại lệ mới:

Cô cũng duy trì một tác nhân "quản lý" riêng biệt. Khi một quy trình chạy lỗi, cô mở tác nhân quản lý và yêu cầu nó xem xét chuyện gì đã xảy ra và đề xuất những điều cần điều chỉnh. Bất cứ điều gì đáng giữ lại sẽ được đưa ngược vào kỹ năng tương ứng.

Mặc dù các quy trình tự động này sẽ giúp Annabel tiết kiệm đáng kể thời gian trong ngày, nhưng động lực chính để cô xây dựng chúng là chất lượng công việc. Khi đội ngũ marketing mở rộng, việc các nhân viên marketing sao chép các trang sự kiện từ bất kỳ mẫu nào có sẵn có thể gây ra lỗi, chẳng hạn như email xác nhận hiển thị sai tên thành phố hoặc các trang đích bị hỏng. Với Claude Cowork, cô đạt được sự nhất quán trên các bản dựng ở quy mô lớn.

Khi Claude đảm nhận các phần lặp đi lặp lại của vận hành chiến dịch, Annabel có thể tập trung vào các dự án chiến lược hơn, như hỗ trợ, tự động hóa hoặc tối ưu hóa các quy trình và cấu trúc chiến dịch để có những thông tin chi tiết tốt hơn.

Lời khuyên cho các đội ngũ Marketing Ops khi bắt đầu với Claude Cowork