xAI ứng dụng Grok tối ưu chi phí mua sắm, tiết kiệm hơn 100.000 USD cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp có rất nhiều khoản chi khó theo dõi sát sao. Điều này bao gồm các tài khoản SaaS không được sử dụng tích tụ khi các nhóm thay đổi, và các hợp đồng gia hạn đến hạn trước khi bất kỳ ai kịp kiểm tra xem hợp đồng đó còn phù hợp với cách sản phẩm đang được sử dụng hay không. Vấn đề tương tự cũng xuất hiện trong các giao dịch mua định kỳ, nơi việc đặt hàng lại những gì đã mua lần trước thường dễ dàng hơn là điều chỉnh số lượng theo nhu cầu hiện tại hoặc tìm kiếm mức giá tốt hơn.

Rất nhiều công việc trong số này đáng để thực hiện, nhưng khó có thể biện minh cho việc làm thủ công. Chúng tôi muốn xem Grok Bot có thể đảm nhận bao nhiêu phần trong số đó.

Grok Bot giúp việc thiết lập và sử dụng các tác nhân (agents) trở nên dễ dàng hơn nhiều. Bạn chỉ cần nói hoặc cho Bot thấy những gì bạn muốn nó làm, cấp quyền truy cập vào các công cụ phù hợp và để nó thực thi mà không cần phải thiết kế quy trình làm việc từng bước một.

Đối với hoạt động mua sắm, chúng tôi đã tạo ra một Bot mà chúng tôi gọi một cách trìu mến là Haggle Bot. Nó đọc dữ liệu chi tiêu cho nhà cung cấp cùng với các hợp đồng và dữ liệu sử dụng, sau đó sử dụng giá thị trường và các báo giá cạnh tranh để tìm ra các khoản tiết kiệm và chuẩn bị đàm phán. Cho đến nay, nó đã xác định được hơn 100.000 đô la tiết kiệm trực tiếp, xử lý các đợt gia hạn SaaS lớn hơn và áp dụng phương pháp tương tự cho các giao dịch mua định kỳ như văn phòng phẩm.

Chúng tôi nghĩ rằng Haggle Bot chỉ ra một vai trò rộng lớn hơn cho các Bot bên trong một công ty. Hãy giao cho một Bot một công việc rõ ràng và quyền truy cập vào các công cụ cần thiết, nó có thể tiếp tục đảm nhận công việc trong vai trò đó mà không cần phải được chỉ dẫn từng nhiệm vụ một.

Mua sắm là một nhiệm vụ phù hợp cho Bot.

Mục tiêu của mua sắm là hỗ trợ doanh nghiệp và tận dụng tối đa từng đô la chi cho các nhà cung cấp. Rất nhiều công cụ mua sắm hiện có hỗ trợ việc này ở cấp độ tiếp nhận nhà cung cấp và quản lý hợp đồng.

Nhưng phần lớn công việc mua sắm quan trọng nhất lại phụ thuộc vào những câu hỏi mà các hệ thống đó không giải quyết được:

Những câu hỏi này rất phổ biến, nhưng tùy thuộc vào giai đoạn của công ty, chúng có thể không đáng để trả lời theo cách thủ công. Các công ty tăng trưởng nhanh thường bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm tiền để tránh mất thời gian theo đuổi chúng. Đó là nơi một Bot có thể trở nên hữu ích.

Một cách thể hiện ý định đơn giản.

Chúng tôi bắt đầu với Haggle Bot bằng cách mô tả công việc mà chúng tôi muốn nó thực hiện. Hướng dẫn dành cho nó là tìm hiểu chi tiêu cho nhà cung cấp của chúng tôi và biến kiến thức đó thành các khoản tiết kiệm có bằng chứng, với một người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.

Lời nhắc hệ thống (system prompt) hiện tại của Haggle Bot.

Sau đó, chúng tôi cấp cho Bot quyền truy cập vào Slack, Notion, Drive, Gmail, Hex và Ramp. Haggle Bot đã sử dụng các hệ thống đó để xây dựng một bản đồ làm việc của khoảng 125 nhà cung cấp đang hoạt động.

Hồ sơ đó cung cấp cho Haggle Bot đủ ngữ cảnh để đưa ra quyết định và tiếp tục làm việc mà không cần một người phải giải thích từng bước tiếp theo. Chúng tôi cũng xác định nơi Haggle Bot nên dừng lại và bàn giao quyền kiểm soát. Chúng tôi để nó tự xử lý việc nghiên cứu và phối hợp nội bộ, nhưng yêu cầu phê duyệt rõ ràng đối với việc chi tiền, chấp nhận các điều khoản hoặc gửi bất kỳ thứ gì cho nhà cung cấp.

Tìm kiếm các tài khoản SaaS không sử dụng.

Một nơi dễ dàng để bắt đầu là kiểm toán chi tiêu SaaS. Haggle Bot đã yêu cầu nhóm CNTT của chúng tôi cung cấp dữ liệu về các tài khoản được chỉ định và lần sử dụng cuối cùng, sau đó so sánh với những gì chúng tôi đang chi trả. Đối với một sản phẩm, nó đã tìm thấy 43 tài khoản trả phí không có hoạt động trong 90 ngày trước đó và gửi lại danh sách để xem xét và hạ cấp. Điều đó đã giúp tiết kiệm được 14.220 đô la.

Chúng tôi áp dụng phương pháp tương tự cho một sản phẩm SaaS khác và Haggle Bot đã tìm thấy 85.662 đô la mỗi năm ở các SKU không sử dụng. Vì sản phẩm này được thanh toán theo tháng, những khoản cắt giảm đó đã làm giảm chi tiêu ngay lập tức.

Một điều chúng tôi nhận thấy trong các cuộc kiểm toán SaaS này là Haggle Bot thường xuyên thực hiện bước tiếp theo mà không cần được yêu cầu. Trong một trường hợp, Haggle Bot cần tìm ra ai là người sở hữu mối quan hệ và kế hoạch của chúng tôi đối với nhà cung cấp đó là gì. Nó bắt đầu với những người sở hữu được liệt kê trong Ramp, nhắn tin cho họ và theo dõi từng bước chuyển giao cho đến khi tiếp cận được các kỹ sư có đủ ngữ cảnh để đưa ra quyết định. Thay vì dừng lại khi câu trả lời đầu tiên chưa đầy đủ, nó đã xác định những thông tin bổ sung cần thiết và chủ động tìm kiếm chúng.

Đàm phán gia hạn SaaS.

Khi một hợp đồng SaaS đến hạn gia hạn, chúng tôi yêu cầu Haggle Bot xem xét báo giá và khám phá các lựa chọn thay thế. Haggle Bot so sánh đề nghị gia hạn với chi tiêu hàng năm hiện tại của chúng tôi và khuyến nghị không nên chọn các phương án bổ sung thêm tài khoản trước khi có nhu cầu sử dụng thực tế.

Sau đó, nó định giá các lựa chọn thay thế đáng tin cậy so với quy mô hiện tại của chúng tôi và sử dụng các so sánh đó cùng với dữ liệu sử dụng hiện tại để tìm ra nơi chúng tôi có lợi thế đàm phán.

Từ đó, Haggle Bot thực hiện việc đàm phán và soạn thảo phản hồi để chúng tôi chỉnh sửa. Chúng tôi đặt số lượng tối thiểu muốn giữ lại và phê duyệt việc gửi đi. Haggle Bot đã đưa ra mức giá chào hàng ban đầu trong khi thiết lập một mục tiêu giá nội bộ mà chúng tôi sẵn sàng chấp nhận.

Mỗi thứ Sáu, nhóm văn phòng của chúng tôi đặt hàng công nghệ, đồ ăn nhẹ và vật dụng vệ sinh cho nhóm nhân viên mới tiếp theo. Chúng tôi sử dụng một Bot khác để đặt hàng đó, chúng tôi gọi là "Amazon Bot". Nó được đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp của chúng tôi và có thể làm việc trên Gmail, Ramp, Google Sheets, Rippling và Vercel để hiểu về số lượng nhân sự và sơ đồ mặt bằng văn phòng.

Thay vì coi đó là một đơn hàng Amazon cố định, chúng tôi giao cho Haggle Bot công việc tìm kiếm giá tốt nhất cho đơn hàng hàng tuần. Haggle Bot có thể thấy tốc độ sử dụng vật dụng, sơ đồ chỗ ngồi cho từng tòa nhà, cũng như các báo giá và giỏ hàng từ bốn đơn hàng gần nhất. Từ đó, nó xây dựng một Google Sheet có thể chỉnh sửa, nơi bộ phận vận hành văn phòng có thể thay đổi số lượng nhân viên mới đến và xem số lượng cần thiết cho mỗi bộ dụng cụ nhân viên mới.

Sau đó, Haggle Bot thực hiện mua sắm đơn hàng trên Amazon, Costco, Uline và Walmart. Nếu không thể tìm thấy cùng một sản phẩm với giá thấp hơn, nó có thể tìm kiếm sản phẩm tương đương từ một thương hiệu khác, sau đó thu thập các so sánh vào một bảng để xem xét.

Sau đó, nó soạn thảo một email gửi cho đại diện mua sắm Amazon của chúng tôi với giá của đối thủ cạnh tranh trong ngày và yêu cầu mức giá thấp hơn cho các mặt hàng cụ thể thông qua chương trình chiết khấu doanh nghiệp của chúng tôi.

Khi giá cả đã được chốt, Haggle Bot ủy quyền đơn hàng lại cho Amazon Bot để gửi đi. Trong một lần thực hiện, quy trình này đã giảm đơn hàng công nghệ từ 14.629 đô la xuống còn 6.143 đô la, mức giảm 58%.

Nơi Haggle Bot hữu ích nhất.

Haggle Bot cho thấy bao nhiêu công việc có thể được thực hiện đằng sau một cách thể hiện ý định đơn giản. Khi một Bot đã có mục đích và quyền truy cập để theo đuổi nó, nó có thể tiếp tục tạo ra tiến triển trên các hệ thống mà không cần sự can thiệp bổ sung.

Haggle Bot cũng giúp chúng tôi thấy được nơi các Bot phù hợp một cách tự nhiên vào quy trình làm việc và nơi chúng cần được hướng dẫn thêm. Rất nhiều công việc mua sắm phụ thuộc vào khả năng đánh giá tốt về cách giao tiếp với nhà cung cấp, và chúng tôi vẫn sửa đổi các email của nó để điều chỉnh tông giọng và đảm bảo rằng chúng tôi đang cung cấp cho nhà cung cấp mức độ thông tin phù hợp.

Haggle Bot đã khiến chúng tôi quan tâm đến những gì các Bot có thể làm khi chúng tiếp tục làm việc trên cùng một công việc theo thời gian. Các ví dụ trên đến từ một khoảng thời gian ngắn, nhưng nhiều tín hiệu đáng để hành động chỉ xuất hiện dần dần khi chi tiêu và cách sử dụng thay đổi. Trong năm tới, chúng tôi kỳ vọng Haggle Bot sẽ tự mình tìm thấy nhiều công việc hơn và thực hiện chúng xa hơn trước khi một người cần phải can thiệp.

Tham gia danh sách chờ Grok Bot for Enterprise.